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IT-RECHT: Pflichtangaben in Geschäfts-E-Mails; bei Nichtbeachtung drohen Zwangsgelder und Abmahnungen

Seit dem 01. Januar 2007 ist das neue Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft getreten. Als wesentliche Neuerung dieses Gesetzes wird die Führung dieser Register nunmehr von der Papierform auf den elektronischen Betrieb umgestellt. Für die Führung bleiben wie bisher weiterhin die Amtsgerichte zuständig. Um die Verwaltung zu beschleunigen, sollen Anträge in elektronischer Form eingereicht werden. Von den Bundesländern können allerdings Übergangsfristen festgelegt werden, wonach die Unterlagen bis spätestens Ende 2009 auch noch in Papierform eingereicht werden können.

Als begleitende Änderung wurden neben dem EHUG auch einzelne Paragraphen innerhalb des Handelsgesetzbuches, des GmbH-Gesetzes und des Aktiengesetzes geändert (§ 37a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG). Nach diesen Vorschriften müssen in Geschäftsbriefen "gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden", bestimmte Mindestangaben enthalten sein. Die Formulierung soll deutlich machen, dass die Mindestangaben nicht nur in gewöhnlichen Geschäftsbriefen in Papierform, sondern in gleicher Weise in E-Mails zwingend enthalten sein müssen. Die Vorschriften gelten nur dann, wenn die Nachricht an einen bestimmten Empfänger außerhalb des Unternehmens gerichtet wird.

In welchen Nachrichten muss dieser Mindestinhalt enthalten sein?

Der zwingende Mindestinhalt ist daher insbesondere zu beachten bei:

Sofern die Nachrichten nicht den Bereich des eigenen Unternehmens verlassen, so etwa weil diese zur Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder Zweigstellen dienen oder wenn diese nicht an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, gelten die Vorschriften über den zwingenden Mindestinhalt nicht; so z. B. bei:

Wer muss Pflichtangaben in Briefen und E-Mails beachten?

Als Privatperson können Sie nach wie vor Ihre E-Mails wie gewohnt versenden. Für Sie ändert sich nichts. Die neuen Vorschriften gelten nur für Geschäftskommunikation und somit weder für private Briefe noch für private E-Mails.

Bestimmte Angaben nach den oben genannten neu eingeführten Vorschriften sind nur von Unternehmern und Unternehmen zu machen, welche im Handelsregister eingetragen sind.

Für Gewerbetreibende, welche nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt § 15b GewO (Gewerbeordnung) wonach grundsätzlich mit (zumindest einem ausgeschriebenen) Vornamen und dem Zunamen zu unterschreiben ist. Zudem muss die ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Bei mehreren Gewerbetreibenden, die sich zu einer BGB-Gesellschaft (= Gesellschaft des bürgerlichen Rechts [GbR]) zusammen geschlossen haben müssen die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter genannt werden. Zusätzliche Angaben sind für ausländische juristische Personen vorgesehen (§ 15b Abs. 2 und 3 GewO).

Eingetragene Einzelkaufleute (e. K.), offenen Handelsgesellschaften (oHG), Kommanditgesellschaften (KG), Gesellschaften mit beschränkten Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) und Mischformen (z. B. GmbH & Co. KG) müssen unterschiedliche Pflichtangaben machen.

Warum sind Pflichtangaben zu machen?

Sinn und Zweck der vorgeschriebenen Pflichtangaben ist es, Geschäftspartnern die frühzeitige Gelegenheit zu geben, sich über das Unternehmen zu informieren. So soll insbesondere durch die Angabe der Handelsregisternummer die Möglichkeit zur Einsichtnahme in das elektronische Handelsregister ermöglicht werden.

Was muss als Pflichtangaben enthalten sein?

Welche konkreten Angaben in den geschäftlichen E-Mails enthalten sein müssen, richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens. Im Folgenden werden für die verschiedenen Rechtsformen die zu beachtende(n) Vorschrift(en) kurz dargestellt:

Einzelkaufmann/Einzelkauffrau (§ 37a HGB)

Offene Handelsgesellschaft (oHG) (§ 125a HGB)

Kommanditgesellschaft (KG) (§ 177a HGB)

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (§ 35a GmbHG)

Werden (freiwillige) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Auf Geschäftsbriefen, die von einer Zweigniederlassung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz im Ausland verwendet werden, sind folgende Angaben zu machen:

Aktiengesellschaft (AG) (§ 80 AktG)

Sofern (freiwillige) Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Auf Geschäftsbriefen, die von einer Zweigniederlassung einer Aktiengesellschaft mit Sitz im Ausland verwendet werden, müssen angegeben werden:

Mischformen (§§ 125a, 177a HGB i.V.m. § 35a GmbHG, § 80 AktG)

Sofern bei einer oHG oder KG kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, muss zusätzlich auf Geschäftsbriefen angegeben werden:

Wie sind die Angaben zu machen?

Vorgaben, wo und wie auf Briefen und E-Mails die Angaben zu machen sind, gibt es nach dem Gesetz nicht. Gewöhnlich werden die Angaben in der Fußzeile aufgeführt. Insbesondere bei E-Mails ist dies gängige Praxis. Die Pflichtangaben können aber auch an anderer Stelle stehen, sofern sie zumindest deutlich lesbar sind (d. h. nicht zu klein und zu versteckt).

Bei den vorgenannten Angaben handelt es sich um Pflichtangaben, d. h. diese müssen gemacht werden. Sie stellen Mindestangaben dar. Selbstverständlich können (und werden in der Regel auch) sowohl auf Briefpapier als auch bei elektronischen Geschäftsbriefen weitere Angaben enthalten sein.

Hier sind insbesondere Kontaktdaten (Telefon und/oder Faxnummer, E-Mail- und ggf. Internetadresse) und Bankdaten (Kontonummer und Bankleitzahl sowie ggf. IBAN und SWIFT-BIC für Auslandsberührungen) üblich und selbstverständlich auch zulässig.

Bei Rechnungen sei an dieser Stelle der Vollständigkeit halber nochmals auf die weiteren Pflichtangaben in Rechnungen hingewiesen (z.B. Steuernummer bzw. USt-ID-Nr., Rechnungsnummer).

Was passiert, wenn der vorgeschriebene Mindestinhalt nicht enthalten ist?

Bereits kurz nach Inkrafttreten der neuen Regelung haben bereits erste Abmahnungen wegen Verstoßes gegen das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) stattgefunden.

Viele Unternehmen haben, sei es durch Unkenntnis von der gesetzlichen Neuerung, sei es durch technische Schwierigkeiten bei der Umstellung, die Pflichtangaben nicht von Anfang an vollständig beachtet. Der Abgemahnte wird dann zur Abgabe einer strafbewehrten Unterlassungserklärung aufgefordert.

Es ist jedoch unter Juristen umstritten, ob eine Nichtbeachtung der Pflichtangaben Konkurrenten überhaupt zur Abmahnung berechtigt. Ob eine Nichtangabe der Pflichtangaben eine abmahnungsrelevante nicht nur unerhebliche Beeinträchtigung des Wettbewerbs zum Nachteil der Mitbewerber darstellt oder ob es sich nur um einen Verstoß gegen Ordnungsvorschriften handelt, ist keineswegs geklärt. Hier muss die aktuelle Rechtsentwicklung beobachtet werden. Wer eine derartige Abmahnung erhält, sollte unverzüglich, jedenfalls noch vor Unterzeichnung irgendwelcher Unterlassungserklärungen, einen Anwalt konsultieren.

Das Registergericht kann jedoch bei Nichtbeachtung der Vorschriften über die Pflichtangaben Ordnungsstrafen bis zu einem Zwangsgeld in Höhe von 5.000 € verhängen.

Fazit

Jeder Firmeninhaber sollte also seine Korrespondenz, sowohl die in Papierform, als auch die elektronische auf die Einhaltung der vorgeschriebenen Mindestangaben überprüfen und gegebenenfalls anpassen und ergänzen. Moderne Mailprogramme bieten hier meist technische Möglichkeiten, so dass die erforderlichen Angaben automatisch jeder E-Mail angefügt werden. Fragen Sie im Bedarfsfall Ihren Systemadministrator. Auch sollte eine genaue Unterweisung der Arbeitnehmer stattfinden, damit diese von den gesetzlichen Regelungen Kenntnis erhalten. Sofern Sie Zweifel über den Umfang der Ihnen obliegenden Pflicht haben, so sollten Sie hierzu einen Anwalt konsultieren.

Rechtsanwalt Nils Reimer

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